Sistemas de Información Gerencial en la PyMEs

En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la información, etc.; además las PyMEs tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PyMEs como de cualquier empresa.

Aporte de las Tecnología de la Información a las Empresas

El valor concreto que aportan las tecnologías de la información es la EFICACIA. Hemos llegado a esta conclusión a través del análisis de las necesidades tecnológicas de las empresas intensivas en activos a lo largo de nuestros años de experiencia desarrollando soluciones de negocios para el sector empresarial. El punto clave para comprobar y demostrar que la tecnología contribuye al desarrollo empresarial es cuando ésta se convierte en una variable medible, es decir cuando permite que los procesos de gestión empresariales logren maximizar en términos porcentuales y cifras reales la rentabilidad de su operación y la minimización de sus gastos operativos, administrativos y productivos. Ahora bien, la manera cómo esta Eficacia se despliega en las empresas que cuentan con soluciones TI es geométricamente ascendente a la capacidad de que las soluciones implementadas en sus procesos de gestión hayan sido desarrolladas partiendo del conocimiento real y completo de sus necesidades básicas y a la medida de éstas. Siendo así, y a partir de nuestra experiencia en el desarrollo de nuestra especialidad, decimos que las soluciones TI generan eficacia a las empresas porque les permite lograr rentabilidad, exactitud e inmediatez en la toma de decisiones al interior de su organización. Y cara al exterior (es decir, en lo que se refiere a las relaciones de las empresas con sus socios de negocios como proveedores, clientes, aliados, competidores y prospectos), las soluciones tecnológicas permiten una integración real gracias a la capacidad de respuesta de la empresa ante los requerimientos de los públicos antes mencionados pues logran una ventaja comparativa significativa con respecto a si no se contara con una solución Ti. Cómo se mide la eficacia Se mide con resultados empresariales y con objetivos de negocio logrados pues la tecnología está llamada a permitir importantes ahorros en la gestión empresarial. Las soluciones de negocio deben contribuir a que las empresas ahorren, es decir, gastar menos que antes pues ello les permite no sólo salvar sus operaciones sino además ganar en competitividad, un factor de progreso y supervivencia vital en un mundo globalizado como en el que hoy vivimos. Como experiencia propia y ejemplo de ello podemos citar una de nuestras soluciones, MIMS/Ellipse. Las empresas que lo utilizan han logrado un aumento significativo en el número de días productivos a través de la programación de los recursos, partes y procedimientos para mantener todos los equipos funcionando con el máximo rendimiento. Al respecto, se ha podido medir el aporte de la tecnología en los procesos de negocios de estas empresas pues han reducido sus costos operacionales y de capital de un 7% a 10%, además de optimizar sus niveles de inventario hasta un 15%, para obtener y ganar ventajas competitivas. Siendo así, el objetivo de una solución tecnológica es entregar eficiencia y rentabilidad, integrar en forma total las funcionalidades propias de las empresas intensivas en capital en sus áreas de Recursos Humanos, Finanzas y Administración, Operaciones, Materiales y Mantenimiento. Y todo ello a través de una completa familia de aplicaciones diseñada especialmente para sus necesidades específicas y desarrolladas e implementadas por profesionales expertos y personal de consultoría de alto nivel conocedores de estos negocios.

Aportes de la Informática a la Educación

Una pieza clave de toda transformación educativa está en los docentes, tanto por lo que los que hoy están en la escuela, como por lo nuevos que deben formarse en el futuro. Para atender a los que hoy están en las aulas, se tendría que estar realizando un gran esfuerzo de capacitación a nuevos docentes para la incorporación de tecnología, ésta es imprescindible para una nueva y profunda reorganización de los nuevos especialistas, que incluya también oportunidades de perfeccionamiento continuo. El docente debe posibilitar la construcción de aprendizajes a grupos determinados de alumnos en contextos específicos, debiendo participar en acciones pedagógicas e institucionales, potenciando sus capacidades individuales como persona. La Escuela hoy más que nunca necesita renovarse si quiere ingresar al siglo XXI dando respuesta a las variadas demandas sociales y laborales. Por eso, incluir la informática en el ámbito escolar constituye una acción necesaria y urgente. Los docentes que actúan en el sistema educativo, deben incorporar este nuevo y revolucionario recurso a su currículum y por medio de un docente especializado trasladarlo a sus alumnos como herramienta. Al servicio de una enseñanza transformadora y beneficiosa par aprender con mayor rapidez y facilidad. Brindando al alumno la posibilidad de investigar, adaptándose a la tecnología actual y a los cambios constantes. Desde luego las posibilidades ocupacionales y la elevada categorización de los docentes preparados para el uso pedagógico de la informática crecen en la medida de una urgente a la vez exigente demanda, por parte de todos los niveles de sistema educativo público y privado. En la formación docente se debe incluir una actualización continua brindada por la nueva tecnología para adecuar ésta a la docencia. En este entorno informatizado y el uso de la computadora como herramienta que no sólo nos permita la creación de entornos de aprendizaje estimuladores de la construcción de conocimientos, economizar tiempos y esfuerzos, lo que implica nuevas formas de pensar y hacer. En este marco, la nueva tecnología interactiva, fruto de la asociación de la informática, las comunicaciones, la robótica y el manejo de las imágenes, revolucionará el aprendizaje resolviendo dichos interrogantes, los que en la actualidad limitan la evolución del sistema educativo. El componente principal para el progreso será el desarrollo de cursos y de currículas de estudio enteramente nuevos. Los puntos esenciales de la reforma educativa pasan entonces por la capacitación de los docentes y el desarrollo de nuevos materiales de aprendizaje, utilizando en lo posible tecnología informática interactiva. Es necesario reconocer que no hay una sola filosofía que abarque toda la temática, pero ciertamente si disponemos de variados materiales podremos realizar evaluaciones conjuntas de los productos y analizar otras técnicas de aprendizaje. Todo proyecto de informática educativa deberá entonces tener en consideración que lo más importante de la educación no consiste en instruir sobre diversos temas, lo cual es siempre necesario, sino en transmitir y hacer encarnar en la conducta de los alumnos los valores y creencias que dan sustento al estilo de vida que ha elegido la sociedad para lograr su vigencia. En relación a la educación en las Universidad y la informática: El mundo está en constante movimiento y la tecnología cada día está presente de manera natural en nuestras vidas. Las universidades no están al margen de estos cambios y deben aprovechar las oportunidades que el ambiente actual ofrece. El introducir tecnología en ellas es una decisión estratégica que debe ser tomada por la dirección general o la rectoría, más que por el área de Informática, ya que es un soporte a los procesos educativos y administrativos, pero implica un diseño de los mismos para, posteriormente, definir cuál se va a utilizar. Algunas estrategias tecnológicas que tienen un potencial alto de éxito en facilitar los diferentes proyectos de las universidades son: Integración de sistemas Enfocada a facilitar la operación de la universidad en sus procesos fundamentales a través de un sistema de información integral que utilice diversas tecnologías entre ellas Internet y sistemas interactivos de reconocimiento de voz y ponga a disposición de la comunidad universitaria diversos servicios electrónicos en línea, además de proveer de información a la alta dirección, para apoyar el proceso de toma de decisiones. Negocios electrónicos Enfocada a llevar la universidad más allá de sus instalaciones físicas para competir, no sólo en un ambiente tradicional, sino en uno de comunidades virtuales, aprovechando el potencial de Internet para generar negocios y para estrechar las relaciones con sus socios y la comunidad universitaria. Administración del conocimiento Enfocada a dirigir el conocimiento generado por el capital humano de la universidad en los procesos de extensión, investigación y docencia; además de facilitar la reingeniería de los procesos y la dirección de la experiencia generada en ellos. Ambientes de aprendizaje Enfocada a generar medios que faciliten la labor docente y la educación virtual. Es la incorporación de tecnología que facilite el proceso de enseñanza-aprendizaje y dé un rasgo distintivo a la comunidad universitaria. Ambientes colaborativos Enfocada a generar medios que faciliten la contribución entre personas, independiente del tiempo y el espacio físico en que ésta se realice. Son propicios para fomentar la participación en ambientes internacionales entre investigadores, docentes y estudiantes, entre otros. Algunos de los beneficios esperados para las universidades son: Tener una red de telecomunicaciones confiable, que facilite la colaboración y el aprendizaje de los universitarios a partir de compartir recursos e información. Proveer servicios, a través de Internet, a la comunidad universitaria y a los clientes integrados a los sistemas de información que se tengan en la misma, además de permitirle a los estudiantes acceder a servicios de apoyo e información, tanto internos como externos, para el mejor desempeño de sus labores. La posibilidad de brindar programas educativos y capacitación a través de la tecnología de la red de telecomunicaciones. El asegurar la confidencialidad e integridad de la información a través del desarrollo e implantación planeada y controlada de la seguridad computacional de la red. El desarrollar una arquitectura de aplicaciones que aproveche la infraestructura instalada y colabore con el mejoramiento de los procesos y en la de toma decisiones de las universidades. Las instituciones universitarias tienen una oportunidad en la educación distribuida, la cual permite que el alumno tenga la libertad de estudiar en el momento y lugar que elija. La independencia en su aprendizaje y la oportunidad de trabajar de manera colaborativa con sus compañeros que pueden estar ubicados en lugares geográficos distintos, apoyados en todo momento por la guía de sus profesores usando diferentes tecnologías como Internet, videoconferencia y satélite, entre otras. Los modelos centrados en el aprendizaje colaborativo en donde el profesor, más que enseñar diseña experiencia, ejercicios y actividades que permiten y fomentan la colaboración entre alumnos, estarán jugando un rol vital en el desarrollo del país. Los modelos deben apoyarse en tecnología de telecomunicaciones y redes, las cuales permiten a los alumnos y profesores mantenerse al día en su manejo y colaborar en la generación de nuevo conocimiento, que permita un desarrollo sostenible de su entorno social, político, económico y, por consecuencia, del país.

La Administración de un Sistema de Información

A lo largo del curso de la materia Sistemas de información Gerencial, unos de los temas más interesantes fue  La Administración de los Sistemas de información, ya que esto es él unos de los pilares fundamentales para tener éxito en la toma de decisiones, resolver problemas de tal manera que podamos llevar a cualquier  organización en buen camino de las metas, propósitos y objetivos trazados por la misma.

Considero que para tener una buena o aceptable Administración de estos sistemas de Información,  debemos tomar en cuenta varios aspectos, las cuales menciono a continuación:

·       Clasificación de las Empresas: Motivado a la gran diversificación y naturaleza de las empresas se hace muy complejo y extenso hacer una clasificación, entre ellas tenemos que tomar en cuenta su Actividad, Origen del Capital, Magnitud, entre otros.

·       Las relaciones y actividades,  establecidas entre uno o más departamentos dentro de una organización.

·         Las relaciones Internas y Externas de la Organización.

·         Los servicios efectivos de la post-venta.

·     Tener un personal Calificado y comprometido con la Visión, Misión y Objetivos de la Empresa.

  

Otro Aspecto que considero que es importante es Cuando una Organización decide la implementación de un Nuevo Sistema de Información, sobre todo el estudio completo de la factibilidad de dicha implementación.  Ya que la organización debe estar claro de todos los inconvenientes que esto puede traer, ya que con este estudio deba determinar la infraestructura Tecnológica, la infraestructura o las áreas donde se deba implementar (espacio Físico), la Capacidad Técnica, Personal capacitado y comprometido con la organización, de igual manera tenemos que tener en cuenta los respectivos estudios de Costo, Beneficio, Grado de Aceptación.

Para este estudio se toman en cuenta las siguientes aéreas:

·         Factibilidad Técnica.

·         Factibilidad Económica

·         Factibilidad Operativa

  

Factibilidad Técnica.

Esta consiste en realizar una evaluación de la tecnología actual de la empresas, este estudio se hace destinado a la recolección de información de todos los componentes técnicos existentes dentro de la organización  y saber o determinar la posibilidad de uso de esta misma tecnología (Hardware) en la implementación del Nuevo sistema de información. También se evalúan los distintos Software o aplicaciones existentes y la compatibilidad de estos con respecto al nuevo sistema de Información.

  

Factibilidad Económica

Este estudio se realiza con la finalidad de determinar sí económicamente el equilibrio de forma favorable para la organización la relación Costo-Beneficio. Esto permite ver y observar de una forma mucho más clara las bondades del sistema propuesto.

Para ello se toma en cuenta el costo general del sistema actual, esto implica, costos de material de oficina, papelería, costo de personal y los costos del sistema propuesto, de igual forma debemos tomar en cuenta los factores mencionados anteriormente y adicional a estos se les suman el costo del nuevo Hardware y Software.

 Factibilidad Operativa.

 Por medio de este estudio la organización podría predecir, sí se pondrá en marcha el sistema propuesto, aprovechando todos los beneficios que este ofrece, a todos los integrantes de la organización, bien sea usuarios directos e indirectos ó beneficiarios de una forma Directa ó indirecta. De tan manera que se pueda garantizar el buen funcionamiento del nuevo sistema de información.

Material Suministrado por Edgar Purroy Carpio el 24/02/2010

Rol de los Sistemas de Información en las Organizaciones

Dentro de los beneficios que puede obtener la organización, al implementar sistemas de información, se encuentran los siguientes: (Rivera, 2001)

* Elevar la calidad en la toma de decisiones
* Mayor comunicación en la organización
* Lograr una reducción de costos y optimización de recursos
* Incremento en la productividad de la empresa
* Optimización y ahorro de tiempo
* Satisfacción de clientes y empleados

Finalmente se puede concluir que las decisiones incorrectas, son pagadas por las organizaciones con tiempo y dinero, sin embargo el tener la información estructurada, oportuna y confiable, permitirá que el administrador tenga un marco de referencia lo suficientemente amplio y claro, para optimizar los recursos de la compañía y crear la estrategia que le permita dirigir la organización hacia los objetivos establecidos (Bobadilla, 2001)

Las oportunidades de negocio y la ventaja competitiva de las organizaciones frente a los competidores, dependen de una buena toma de decisiones. Los administradores deben analizar variables cada vez más complejas, para ejecutar la decisión correcta sobre como dirigir la empresa y lograr las metas de producción, ventas o servicio establecidas.

Los sistemas de información son herramientas que facilitan la decisión de los administradores ya que ofrecen una gran variedad de análisis de información, lo que se refleja en una optimización de recursos y disminución de tiempos muertos, generando finalmente una mayor satisfacción a los clientes y todos los miembros que componen la empresa.

UNA SOCIEDAD DE INFORMACION GLOBAL

Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realización de estos cambios estratégicos serían imposibles sin Internet, Intranets y otras redes globales de computación y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy.

Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrícolas, compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades industriales, donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de trabajadores de fábrica. En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral está constituida por personas que se ocupan en labores de prestación de servicios o trabajadores del conocimiento, es decir, personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicación y colaboración en equipos y grupos de trabajo, y a la creación, uso y distribución de la información.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.

Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:


Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.

Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.

Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.

Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.