Sistemas de Información en las Organizaciones

Sistemas de información en las organizaciones. Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la administración. Cada día se enfatiza más como un área importante dentro de la investigación en los estudios de administración, y es enseñado en las universidades y escuelas de negocios más grandes en todo el mundo. 

La información como recurso en las organizaciones

En la sociedad actual, denominada “Sociedad de la información”, el uso y acceso a la información constituye un cambio trascendental, desde el punto de vista económico e intelectual, para el desarrollo del hombre en todas las esferas de la vida. Facilita el proceso de toma de decisiones, representa una guía para la solución de problemas y sienta las bases para el progreso humano. Esta condición ha sido abordada por autores que exponen las características que definen el recurso información y lo sitúan en un lugar cimero ante los recursos tradicionales. Estas reflexiones se enuncian a continuación:

Según Gil, la información

“es un bien que difiere de un bien económico al no acabarse o depreciarse al ser consumido. La información no se extingue al ser compartida, por el contrario, la hace crecer. Información es un dato o un conjunto de datos que, en un contexto determinado tienen un significado para alguien, y transmiten un mensaje útil en un lugar determinado. La información es un recurso primordial que incluso puede determinar el éxito o el fracaso de una institución".

Gil Horton propone dos definiciones de recurso de información que lo define de la siguiente manera:

1. Recurso de información (en singular): se refiere a la información en sí, es decir, el contenido.
2. Recursos de información (en plural): se refiere a las herramientas, equipos, suministros, personas y recursos utilizados por una entidad. También el capital, la inversión y gastos involucrados en proveer todos estos recursos de apoyo.

  Sistemas de información

Los sistemas de información (SI) son reconocidos como una herramienta básica para usar y acceder a la información además de facilitar el proceso de toma de decisiones en las organizaciones.

Algunas definiciones:

Según Muñoz Cruz un sistema de información

“es un conjunto de elementos o componentes relacionados con la información que interaccionan entre sí para lograr un objetivo: facilitar y/o recuperar información”

Muñoz Cruz

Según Arjonilla Domínguez,

“un sistema de información está formado por un conjunto de elementos integrados e interrelacionados que persiguen el objetivo de capturar, depurar, almacenar, recuperar, actualizar y tratar datos para proporcionar, distribuir y transmitir información en el lugar y momento en el que sea requerido en la organización”

Arjonilla Domínguez

Para Laudon, K y Laudon J, los sistemas de información

“son un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización”

Laudon, K y Laudon J

Además de cumplir estas funciones los sistemas de información pueden ayudar a los directivos y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear productos nuevos.

Según Whitten, Bentley y Dittman un sistema de información

“es un conjunto de personas, datos, procesos y tecnologías de la información que interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer la información necesaria para el correcto funcionamiento de la organización”

Whitten, Bentley y Dittman

Andreu, Ricart y Valor definen a los sistemas de información

“como el conjunto formal de procesos que opera con un conjunto estructurado de datos de acuerdo a las necesidades que una organización, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha organización y para las actividades de dirección de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de acuerdo con su estrategia”

Andreu, Ricart y Valor

Ponjuán plantea que para estos sistemas

“su meta debe ser dar sentido a sus colecciones, facilitar el aprendizaje, estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la memorización y llenar cada vez más la brecha existente entre conceptos formales y la intuición, la teoría y la práctica”

Ponjuán

Además de cumplir estas funciones los sistemas de información pueden ayudar a los directivos y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear productos nuevos.

Componentes

Según Ponjuán los componentes básicos de un Sistema de Información son:

• Documentos: Cualquier fuente de información, en forma material, capaz de ser empleada para referencia o estudio como una autoridad.

• Registros: es un conjunto de elementos que en forma colectiva aportan información acerca del asunto que registran.

• Ficheros o archivos de registros: es un conjunto de registros, casi siempre con características similares.
• Equipos: el equipamiento es muy variado y depende de la línea tecnológica que emplea el sistema.
• Elementos de apoyo a los sistemas pueden citarse: manuales de procedimiento, software específico.
• Procesos: Conjunto de tareas que se relacionan de forma lógica, para obtener un resultado concreto. Dentro de los SI se desarrollan múltiples procesos, con sus procedimientos, actividades y tareas
• Personas: Son las que diseñan los sistemas, operan los equipos, realizan los procesos, y ponen gran parte de las decisiones técnicas y profesionales que permiten que los sistemas operen con eficacia.

Según Whitten, Bentley y Dittman los componentes de un sistema de información son:

• Individuos participantes: todos los individuos que pueden y deben participar en el desarrollo de un sistema de información pueden clasificar en función de la visión que tienen de un sistema de información.
• Propietarios: patrocinan y promueven el sistema.
• Usuarios: utilizan el sistema para capturar, introducir, validar, transformar y almacenar datos e información. Grupo de individuos más importante en el desarrollo de un sistema de información.
• Diseñadores: expertos en tecnologías que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios.
• Constructores: Especialistas en tecnologías.
• Analistas: Estudia los problemas y necesidades de la organización, para obtener mejoras.
• Datos e información: El procesamiento de los datos, permite transformarlos en información.
• Procesos de negocio: Conjunto de tareas que responden a los acontecimientos de negocios.
• Tecnologías de la información: Soporte físico sobre el cual se desarrolla el SI.

En esencia se puede plantear que un sistema de información incluye de modo habitual los siguientes componentes: las personas a partir de diversos roles, la información, los procesos y las tecnologías como elementos claves. Estos se interrelacionan como un todo, con un enfoque sistémico para el cumplimiento de su propósito fundamental. Cuando uno de ellos es afectado los demás se afectan por el principio de la sinergia (El todo es más que la suma de las partes). Cada componente juega un rol importante que tributa al objetivo general para el cual fue creado.

 

Sistemas de Información Gerencial en la PyMEs

En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la información, etc.; además las PyMEs tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PyMEs como de cualquier empresa.

Aporte de las Tecnología de la Información a las Empresas

El valor concreto que aportan las tecnologías de la información es la EFICACIA. Hemos llegado a esta conclusión a través del análisis de las necesidades tecnológicas de las empresas intensivas en activos a lo largo de nuestros años de experiencia desarrollando soluciones de negocios para el sector empresarial. El punto clave para comprobar y demostrar que la tecnología contribuye al desarrollo empresarial es cuando ésta se convierte en una variable medible, es decir cuando permite que los procesos de gestión empresariales logren maximizar en términos porcentuales y cifras reales la rentabilidad de su operación y la minimización de sus gastos operativos, administrativos y productivos. Ahora bien, la manera cómo esta Eficacia se despliega en las empresas que cuentan con soluciones TI es geométricamente ascendente a la capacidad de que las soluciones implementadas en sus procesos de gestión hayan sido desarrolladas partiendo del conocimiento real y completo de sus necesidades básicas y a la medida de éstas. Siendo así, y a partir de nuestra experiencia en el desarrollo de nuestra especialidad, decimos que las soluciones TI generan eficacia a las empresas porque les permite lograr rentabilidad, exactitud e inmediatez en la toma de decisiones al interior de su organización. Y cara al exterior (es decir, en lo que se refiere a las relaciones de las empresas con sus socios de negocios como proveedores, clientes, aliados, competidores y prospectos), las soluciones tecnológicas permiten una integración real gracias a la capacidad de respuesta de la empresa ante los requerimientos de los públicos antes mencionados pues logran una ventaja comparativa significativa con respecto a si no se contara con una solución Ti. Cómo se mide la eficacia Se mide con resultados empresariales y con objetivos de negocio logrados pues la tecnología está llamada a permitir importantes ahorros en la gestión empresarial. Las soluciones de negocio deben contribuir a que las empresas ahorren, es decir, gastar menos que antes pues ello les permite no sólo salvar sus operaciones sino además ganar en competitividad, un factor de progreso y supervivencia vital en un mundo globalizado como en el que hoy vivimos. Como experiencia propia y ejemplo de ello podemos citar una de nuestras soluciones, MIMS/Ellipse. Las empresas que lo utilizan han logrado un aumento significativo en el número de días productivos a través de la programación de los recursos, partes y procedimientos para mantener todos los equipos funcionando con el máximo rendimiento. Al respecto, se ha podido medir el aporte de la tecnología en los procesos de negocios de estas empresas pues han reducido sus costos operacionales y de capital de un 7% a 10%, además de optimizar sus niveles de inventario hasta un 15%, para obtener y ganar ventajas competitivas. Siendo así, el objetivo de una solución tecnológica es entregar eficiencia y rentabilidad, integrar en forma total las funcionalidades propias de las empresas intensivas en capital en sus áreas de Recursos Humanos, Finanzas y Administración, Operaciones, Materiales y Mantenimiento. Y todo ello a través de una completa familia de aplicaciones diseñada especialmente para sus necesidades específicas y desarrolladas e implementadas por profesionales expertos y personal de consultoría de alto nivel conocedores de estos negocios.

Aportes de la Informática a la Educación

Una pieza clave de toda transformación educativa está en los docentes, tanto por lo que los que hoy están en la escuela, como por lo nuevos que deben formarse en el futuro. Para atender a los que hoy están en las aulas, se tendría que estar realizando un gran esfuerzo de capacitación a nuevos docentes para la incorporación de tecnología, ésta es imprescindible para una nueva y profunda reorganización de los nuevos especialistas, que incluya también oportunidades de perfeccionamiento continuo. El docente debe posibilitar la construcción de aprendizajes a grupos determinados de alumnos en contextos específicos, debiendo participar en acciones pedagógicas e institucionales, potenciando sus capacidades individuales como persona. La Escuela hoy más que nunca necesita renovarse si quiere ingresar al siglo XXI dando respuesta a las variadas demandas sociales y laborales. Por eso, incluir la informática en el ámbito escolar constituye una acción necesaria y urgente. Los docentes que actúan en el sistema educativo, deben incorporar este nuevo y revolucionario recurso a su currículum y por medio de un docente especializado trasladarlo a sus alumnos como herramienta. Al servicio de una enseñanza transformadora y beneficiosa par aprender con mayor rapidez y facilidad. Brindando al alumno la posibilidad de investigar, adaptándose a la tecnología actual y a los cambios constantes. Desde luego las posibilidades ocupacionales y la elevada categorización de los docentes preparados para el uso pedagógico de la informática crecen en la medida de una urgente a la vez exigente demanda, por parte de todos los niveles de sistema educativo público y privado. En la formación docente se debe incluir una actualización continua brindada por la nueva tecnología para adecuar ésta a la docencia. En este entorno informatizado y el uso de la computadora como herramienta que no sólo nos permita la creación de entornos de aprendizaje estimuladores de la construcción de conocimientos, economizar tiempos y esfuerzos, lo que implica nuevas formas de pensar y hacer. En este marco, la nueva tecnología interactiva, fruto de la asociación de la informática, las comunicaciones, la robótica y el manejo de las imágenes, revolucionará el aprendizaje resolviendo dichos interrogantes, los que en la actualidad limitan la evolución del sistema educativo. El componente principal para el progreso será el desarrollo de cursos y de currículas de estudio enteramente nuevos. Los puntos esenciales de la reforma educativa pasan entonces por la capacitación de los docentes y el desarrollo de nuevos materiales de aprendizaje, utilizando en lo posible tecnología informática interactiva. Es necesario reconocer que no hay una sola filosofía que abarque toda la temática, pero ciertamente si disponemos de variados materiales podremos realizar evaluaciones conjuntas de los productos y analizar otras técnicas de aprendizaje. Todo proyecto de informática educativa deberá entonces tener en consideración que lo más importante de la educación no consiste en instruir sobre diversos temas, lo cual es siempre necesario, sino en transmitir y hacer encarnar en la conducta de los alumnos los valores y creencias que dan sustento al estilo de vida que ha elegido la sociedad para lograr su vigencia. En relación a la educación en las Universidad y la informática: El mundo está en constante movimiento y la tecnología cada día está presente de manera natural en nuestras vidas. Las universidades no están al margen de estos cambios y deben aprovechar las oportunidades que el ambiente actual ofrece. El introducir tecnología en ellas es una decisión estratégica que debe ser tomada por la dirección general o la rectoría, más que por el área de Informática, ya que es un soporte a los procesos educativos y administrativos, pero implica un diseño de los mismos para, posteriormente, definir cuál se va a utilizar. Algunas estrategias tecnológicas que tienen un potencial alto de éxito en facilitar los diferentes proyectos de las universidades son: Integración de sistemas Enfocada a facilitar la operación de la universidad en sus procesos fundamentales a través de un sistema de información integral que utilice diversas tecnologías entre ellas Internet y sistemas interactivos de reconocimiento de voz y ponga a disposición de la comunidad universitaria diversos servicios electrónicos en línea, además de proveer de información a la alta dirección, para apoyar el proceso de toma de decisiones. Negocios electrónicos Enfocada a llevar la universidad más allá de sus instalaciones físicas para competir, no sólo en un ambiente tradicional, sino en uno de comunidades virtuales, aprovechando el potencial de Internet para generar negocios y para estrechar las relaciones con sus socios y la comunidad universitaria. Administración del conocimiento Enfocada a dirigir el conocimiento generado por el capital humano de la universidad en los procesos de extensión, investigación y docencia; además de facilitar la reingeniería de los procesos y la dirección de la experiencia generada en ellos. Ambientes de aprendizaje Enfocada a generar medios que faciliten la labor docente y la educación virtual. Es la incorporación de tecnología que facilite el proceso de enseñanza-aprendizaje y dé un rasgo distintivo a la comunidad universitaria. Ambientes colaborativos Enfocada a generar medios que faciliten la contribución entre personas, independiente del tiempo y el espacio físico en que ésta se realice. Son propicios para fomentar la participación en ambientes internacionales entre investigadores, docentes y estudiantes, entre otros. Algunos de los beneficios esperados para las universidades son: Tener una red de telecomunicaciones confiable, que facilite la colaboración y el aprendizaje de los universitarios a partir de compartir recursos e información. Proveer servicios, a través de Internet, a la comunidad universitaria y a los clientes integrados a los sistemas de información que se tengan en la misma, además de permitirle a los estudiantes acceder a servicios de apoyo e información, tanto internos como externos, para el mejor desempeño de sus labores. La posibilidad de brindar programas educativos y capacitación a través de la tecnología de la red de telecomunicaciones. El asegurar la confidencialidad e integridad de la información a través del desarrollo e implantación planeada y controlada de la seguridad computacional de la red. El desarrollar una arquitectura de aplicaciones que aproveche la infraestructura instalada y colabore con el mejoramiento de los procesos y en la de toma decisiones de las universidades. Las instituciones universitarias tienen una oportunidad en la educación distribuida, la cual permite que el alumno tenga la libertad de estudiar en el momento y lugar que elija. La independencia en su aprendizaje y la oportunidad de trabajar de manera colaborativa con sus compañeros que pueden estar ubicados en lugares geográficos distintos, apoyados en todo momento por la guía de sus profesores usando diferentes tecnologías como Internet, videoconferencia y satélite, entre otras. Los modelos centrados en el aprendizaje colaborativo en donde el profesor, más que enseñar diseña experiencia, ejercicios y actividades que permiten y fomentan la colaboración entre alumnos, estarán jugando un rol vital en el desarrollo del país. Los modelos deben apoyarse en tecnología de telecomunicaciones y redes, las cuales permiten a los alumnos y profesores mantenerse al día en su manejo y colaborar en la generación de nuevo conocimiento, que permita un desarrollo sostenible de su entorno social, político, económico y, por consecuencia, del país.