Sistemas de
información en las organizaciones. Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de
estudios superiores dentro de la administración. Cada día se enfatiza más como
un área importante dentro de la investigación en los estudios de
administración, y es enseñado en las universidades y escuelas de negocios
más grandes en todo el mundo.
La información como recurso en las organizaciones
En la sociedad actual, denominada “Sociedad de la información”, el uso y
acceso a la información constituye un cambio trascendental, desde el punto de
vista económico e intelectual, para el desarrollo del hombre en todas las
esferas de la vida. Facilita el proceso de toma de decisiones, representa una
guía para la solución de problemas y sienta las bases para el progreso humano.
Esta condición ha sido abordada por autores que exponen las características que
definen el recurso información y lo sitúan en un lugar cimero ante los recursos
tradicionales. Estas reflexiones se enuncian a continuación:
Según Gil, la información
“es un bien que difiere de un bien económico al no acabarse
o depreciarse al ser consumido. La información no se extingue al ser
compartida, por el contrario, la hace crecer. Información es un dato o un
conjunto de datos que, en un contexto determinado tienen un significado para
alguien, y transmiten un mensaje útil en un lugar determinado. La información
es un recurso primordial que incluso puede determinar el éxito o el fracaso de una
institución".
Gil Horton propone dos definiciones de recurso de información que lo define de
la siguiente manera:
- Recurso de información (en singular): se refiere a la información en sí, es decir, el contenido.
- Recursos de información (en plural): se refiere a las herramientas, equipos, suministros, personas y recursos utilizados por una entidad. También el capital, la inversión y gastos involucrados en proveer todos estos recursos de apoyo.
Sistemas de información
Los sistemas de información (SI) son reconocidos como una herramienta básica
para usar y acceder a la información además de facilitar el proceso de toma de
decisiones en las organizaciones.
Algunas definiciones:
Según Muñoz Cruz un sistema de información
“es un conjunto de elementos o componentes relacionados con
la información que interaccionan entre sí para lograr un objetivo: facilitar
y/o recuperar información”
Muñoz Cruz
Según Arjonilla
Domínguez,
“un sistema de información está formado por un conjunto de
elementos integrados e interrelacionados que persiguen el objetivo de capturar,
depurar, almacenar, recuperar, actualizar y tratar datos para proporcionar,
distribuir y transmitir información en el lugar y momento en el que sea
requerido en la organización”
Arjonilla Domínguez
Para Laudon, K y Laudon
J, los sistemas de información
“son un conjunto de componentes interrelacionados que
recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para
apoyar la toma de decisiones y el control de una organización”
Laudon, K y Laudon J
Además de cumplir estas funciones los sistemas de información pueden ayudar
a los directivos y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos
complejos y a crear productos nuevos.
Según Whitten, Bentley y Dittman un sistema de información
“es un conjunto de personas, datos, procesos y tecnologías
de la información que interactúan para recoger, procesar, almacenar y proveer
la información necesaria para el correcto funcionamiento de la organización”
Whitten, Bentley y
Dittman
Andreu, Ricart y Valor
definen a los sistemas de información
“como el conjunto formal de procesos que opera con un
conjunto estructurado de datos de acuerdo a las necesidades que una
organización, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la
operación de dicha organización y para las actividades de dirección de control
correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria
para desempeñar las funciones y procesos de negocio de acuerdo con su
estrategia”
Andreu, Ricart y Valor
Ponjuán plantea que para
estos sistemas
“su meta debe ser dar sentido a sus colecciones, facilitar
el aprendizaje, estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la memorización
y llenar cada vez más la brecha existente entre conceptos formales y la
intuición, la teoría y la práctica”
Ponjuán
Además de cumplir estas funciones los sistemas de información pueden ayudar
a los directivos y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos
complejos y a crear productos nuevos.
Componentes
Según Ponjuán los componentes básicos de un Sistema de Información son:- Documentos: Cualquier fuente de información, en forma material, capaz de ser empleada para referencia o estudio como una autoridad.
- Registros: es un conjunto de elementos que en forma colectiva aportan información acerca del asunto que registran.
- Ficheros o archivos de registros: es un conjunto de registros, casi siempre con características similares.
- Equipos: el equipamiento es muy variado y depende de la línea tecnológica que emplea el sistema.
- Elementos de apoyo a los sistemas pueden citarse: manuales de procedimiento, software específico.
- Procesos: Conjunto de tareas que se relacionan de forma lógica, para obtener un resultado concreto. Dentro de los SI se desarrollan múltiples procesos, con sus procedimientos, actividades y tareas
- Personas: Son las que diseñan los sistemas, operan los equipos, realizan los procesos, y ponen gran parte de las decisiones técnicas y profesionales que permiten que los sistemas operen con eficacia.
- Individuos participantes: todos los individuos que pueden y deben participar en el desarrollo de un sistema de información pueden clasificar en función de la visión que tienen de un sistema de información.
- Propietarios: patrocinan y promueven el sistema.
- Usuarios: utilizan el sistema para capturar, introducir, validar, transformar y almacenar datos e información. Grupo de individuos más importante en el desarrollo de un sistema de información.
- Diseñadores: expertos en tecnologías que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios.
- Constructores: Especialistas en tecnologías.
- Analistas: Estudia los problemas y necesidades de la organización, para obtener mejoras.
- Datos e información: El procesamiento de los datos, permite transformarlos en información.
- Procesos de negocio: Conjunto de tareas que responden a los acontecimientos de negocios.
- Tecnologías de la información: Soporte físico sobre el cual se desarrolla el SI.
En esencia se puede plantear que un sistema de información incluye de modo
habitual los siguientes componentes: las personas a partir de diversos roles,
la información, los procesos y las tecnologías como elementos claves. Estos se
interrelacionan como un todo, con un enfoque sistémico para el cumplimiento de
su propósito fundamental. Cuando uno de ellos es afectado los demás se afectan
por el principio de la sinergia (El todo es más que la suma de las partes).
Cada componente juega un rol importante que tributa al objetivo general para el
cual fue creado.
